Рутинные задачи — главный пожиратель рабочего времени. Согласно исследованию hh.ru, более 75% опрошенных россиян тратят на рутину от двух до четырех рабочих часов в день. Среди лидеров скуки — работа с отчетностью (36%), перевод документов в электронный вид (30%), а также бухгалтерия и подсчеты (24%). При этом сервисы автоматизации используют только 16% из более чем 2 000 опрошенных респондентов.

Вместе с тем, даже компании с небольшим бюджетом способны оптимизировать работу бухгалтерии и свои финансовые процессы. Разберем сферы, в которых автоматизация даст самый быстрый и заметный эффект.

Ввод первичной документации

Первичная документация — основа бухгалтерского учета. Сюда относятся счета на оплату, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ, товарные накладные, счета-фактуры. Если компания не перешла на электронный документооборот, данные придется вносить вручную, а после — проверять реквизиты, исключая дубли и ошибки. Даже 20-30 документов в день способны «съесть» несколько часов работы бухгалтера.

Например, магазин стройматериалов ежедневно получает 15-20 накладных от поставщиков. Бухгалтер вручную переносит данные в 1С, тратя 3-4 часа в день. Одна опечатка в сумме или ИНН — и возникает риск расхождений с контрагентом или ФНС, что может привести к потере партнера или штрафу от налоговой.

Решение:

Проблему решают сервисы на базе OCR-технологий — оптического распознавания символов. Они совместимы с интерфейсами для ведения бухгалтерского и налогового учета, в первую очередь, с 1С.

Пример:

Entera, Correct, 1C:РПД.

Базовый учет: доходы и расходы

Ручной бухучет с табличкой в Excel превращается в бесконечный поток ошибок и стресса. Каждый день владельцам малых бизнесов приходится вручную фиксировать десятки операций: выручку с онлайн-касс, расходы на закупки, логистику, аренду и налоги. Без автоматизации легко, например, забыть списать просроченный товар или опоздать с отчетностью.

Решение:

Существует множество программ для автоматизации бухучета. Для ИП и небольших компаний с «упрощенкой» подходят несложные облачные решения, которые легко интегрируются с онлайн-кассами и банками и не требуют от пользователя специальной подготовки.

Пример:

«Контур.Эльба», «Небо», «Мое дело», «Сбер.Бухгалтерия» и др.

Для компаний с полным циклом учета подойдут более комплексные решения, которые можно настроить под специфику конкретной сферы бизнеса (торговля, услуги, производство) или потребности компании.

Пример:

1С:Бухгалтерия, «Бухсофт», СБИС и др.

Автоматизация платежей

Современные бизнесы — маркетплейсы, сервисы доставки, агрегаторы услуг или фриланс-платформы, сталкиваются со сложностью управления массовыми платежами. Им необходимо принять оплату от клиентов, распределить средства между множеством участников — поставщиками, исполнителями, партнерами, учесть все комиссии и налоги.

Это сложный процесс, который задействует сразу несколько сторон. Если он не автоматизирован, исполнители сервисов не получат вознаграждение вовремя и уйдут с площадки, а задержка оплаты за товары и услуги приведет к судам и издержкам.

Например, сервис доставки еды ежедневно обрабатывает около 500 заказов. Из каждой 1000 рублей, которую заплатит клиент, 700 рублей уйдут ресторану, 200 рублей — курьеру за доставку, а 100 рублей в качестве комиссии снимет сам сервис. Без автоматизации бухгалтер потратит несколько часов в неделю на ручные переводы, а ошибки в расчетах могут привести к ненужным спорам с ресторанами.

Решение:

Облачные сервисы, которые позволяют принимать платежи и автоматически распределять деньги между физическими и юридическими лицами в зависимости от специально оговоренных условий, например, получения товара или услуги.

Пример:

«Кубышка» — конструктор платежных сервисов от Paygine.

Сервис принимает оплату услуг от клиентов, эти деньги поступают на транзитный счет. Все операции с этим счетом управляются через API-запросы от продавца к процессинговому центру.

В зависимости от заранее прописанных условий, система автоматически делит деньги между участниками: исполнители (водители, курьеры) получают свою долю, а комиссия площадки переводится на расчетный счет. Такое автоматическое сплитование средств позволяет без задержек переводить деньги исполнителям и управлять комиссиями, счетами и транзакциями.

Зарплаты, больничные, отпускные

Расчет зарплат, учет больничных и отпускных может стать очередной головоломкой даже для небольшой компании. Нужно учесть десятки факторов: оклады, премии, районные коэффициенты, удержания НДФЛ, взносы в ПФР и выплаты в Социальный фонд. В случае ошибки сотрудники могут пожаловаться в трудовую инспекцию, а ФНС - оштрафовать за неверные суммы в форме 6-НДФЛ.

Решение:

Специализированные программы автоматизируют весь цикл: от учета рабочего времени до выплат на карты сотрудников. Они формируют ведомости, проверяют электронные больничные через ФСС, отправляют данные в банк для выплат и экономят рабочее время бухгалтера.

Пример:

«1С:Зарплата и Управление Персоналом», «Контур.Зарплата», «Saby Staff - зарплата и кадры» и др.

Налоги и отчеты

Ошибки в декларациях, пропущенные сроки сдачи налоговой отчетности, путаница в кодах бюджетной классификации (КБК) и неучтенные льготы способны привести к штрафам, блокировке счетов и другим неприятностям. Даже опытные бухгалтеры не застрахованы от неточностей — особенно при частых изменениях налогового законодательства.

Например, владелец ИП на УСН Сергей трижды получал штрафы от ФНС за последний год. В первый раз он перепутал КБК при оплате налога — деньги «зависли», и пришлось подавать уточнение к декларации. Во второй — опоздал с отчетом 6-НДФЛ, так как вручную сводил данные из трех разных источников. В третий — не учел льготу по страховым взносам, из-за чего переплатил 30 000 рублей. Каждый раз Сергей тратил дни на исправление ошибок или терял клиентов из-за временной блокировки счета.

Решение:

Автоматические сервисы берут на себя расчет налогов, проверку данных и отправку отчетов. Они следят за изменениями в законодательстве и исключают «ручные» ошибки.

Пример:

«Контур.Экстерн», «1С-Отчетность», «Астрал Отчет» и др.

Тренды в автоматизации финансовых процессов

Автоматизация экономит рабочее время, уменьшает процент ошибок и бережет сотрудников от выгорания. Это инструмент, в который готов вкладываться бизнес во всем мире. По оценке исследовательской компании Mordor Intelligence, в 2024 году объем рынка автоматизации цифровых процессов составил $13,8 млрд, а через пять лет вырастет до $23,9 млрд, прибавляя в среднем по 11,6% в год.

Технологии, которые еще вчера казались футуристическими, сегодня решают реальные задачи: предотвращают кассовые разрывы, заменяют ручной труд алгоритмами и объединяют разрозненные данные в единую экосистему. Вот три ключевых направления, в которых будет развиваться автоматизация финансовых процессов в ближайшие годы.

ИИ и машинное обучение

По данным ассоциации менеджеров, 39% крупных российских компаний уже внедрили искусственный интеллект в свои бизнес-процессы. Современные системы на базе ИИ и машинного обучения способны прогнозировать кассовые разрывы и оптимизировать налоговую нагрузку. Алгоритмы автоматически адаптируются к изменениям законодательства и анализируют транзакции в реальном времени. Именно они обнаруживают подозрительные операции и снижают риски мошенничества.

Роботизация процессов (RPA)

Роботы заменяют рутинные операции, которые раньше выполнялись вручную: перенос данных между системами, проверку счетов, анализ и преобразование данных. Боты работают 24/7 и ускоряют обработку информации. Они интегрируются с любыми платформами (1С, Excel, банк-клиенты) и масштабируются под растущие нагрузки.

Облачные экосистемы

Облачные решения объединяют все финансовые инструменты в одном месте: учет, отчетность, электронный документооборот, управление рисками. Такие платформы обеспечивают мгновенный доступ к данным с любого устройства, автоматически обновляются и имеют встроенную защиту от кибератак.

Подведем итоги

• Более 75% сотрудников тратят на рутинные операции от двух до четырех часов в день.
• Даже небольшие компании или ИП могут оптимизировать работу бухгалтерии и свои финансовые процессы.
• С помощью специальных сервисов можно оптимизировать ввод первичной документации, бухгалтерский учет, выплату зарплаты, отпускных, больничных, разобраться с начислением налогов.
• Сервисы автоматизации платежей позволяют площадкам и агрегаторам распределить средства между множеством участников (поставщики, исполнители, партнеры), учитывая все комиссии и налоги.
• Главные тренды автоматизации: RPA-роботизация, искусственный интеллект и облачный софт.